一般社団法人の「社員総会議事録」について

一般社団法人の社員総会には定時社員総会臨時社員総会があります。

年1回は定時社員総会を開催しますので、少なくとも毎年1回は社員総会開催後に社員総会議事録を作成しなければなりません。

社員総会議事録の作成は義務であり、任意ではありませんので、注意してください。

社員総会議事録は、社員総会の日から10年間、法人の主たる事務所に備え置かなければなりません。

社員総会議事録には法律で定められた記載事項が記載されている必要がありますが、決まった様式はありませんので、法人が任意の書式で作成することになります。

社員総会議事録の記載事項について

1.社員総会の開催された日時、場所

社員総会を開催した日、開始・終了時間、場所を記載します。

テレビ会議システムを導入して社員や理事が出席した場合は、その出席方法も記載します。

2.議事の経過の要領及びその結果

議事の経過の要領及びその結果を記載します。

具体的には、社員総会の開会から閉会するまでの経過内容を記載します。

  • 議長による開会宣言
  • 社員の出席状況
  • 社員の議決権の報告
  • 監査役の報告事項
  • 決議事項の審議、質疑応答の内容
  • 決議の方法、結果
  • 議長による閉会宣言
  • 議事録署名人の選定

3.社員総会に出席した理事・監事の氏名

社員総会に出席した理事と監事の氏名を記載します。会計監査人がいる法人は、会計監査人の氏名又は名称を記載します。

4.議長の氏名

社員総会の議長の氏名を記載します。

誰が議長になるかは、定款に定めていることが一般的です。ほとんどは代表理事が議長になると定めていると思います。

5.議事録作成者の氏名

議事録を作成した人の氏名を記載します。

誰が社員総会議事録を作成するか決まりはありませんが、通常は代表理事が作成します。

6.監事・会計監査人が述べた意見・発言などの内容

監事や会計監査人がいる法人は、監事や会計監査人から意見や発言があったときは、その内容を記載します。

  • 監事が、監事の選任や解任、辞任について意見を述べたとき
  • 辞任をした監事が、社員総会において辞任した旨とその理由を述べたとき
  • 監事が、社員総会に提出しようとする書類等について調査した結果、法令や定款に違反していると認めてその報告をしたとき
  • 監事が、監事の報酬等について意見を述べたとき
  • 会計監査人が、出席要求に基づき出席して意見を述べたとき
  • 会計監査人が、計算書類につき監事と意見が異なるため、意見を述べたとき

議事録への押印について

社員総会議事録には押印義務はありませんが、定款に社員総会議事録へ誰が押印するかを定めている場合は、その定めに従って押印します。

実際には議長と出席した理事が記名・押印すると定款に定めている法人さんが多いです。

社員総会議事録に押印のない議事録は、その信頼性に疑義が生じてしまうので、押印していない議事録はほぼありません。登記実務上は押印が求められています。

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