一般社団法人の設立時に作成する「就任承諾書」について

一般社団法人の設立時には、定款などのほか、多くの書類を作成しなければなりません。

*参考ページ:一般社団法人設立の必要書類一覧

その一つに「就任承諾書」というものがあります。

一般社団法人には、必ず1名以上の理事を置かなければなりませんが、監事については、法人の任意で置くか置かないかを決めることできます。

「理事会」を置く場合のみ、理事3名以上、監事1名以上を置くと定められています。

一般社団法人の設立時には、この理事と監事に誰が就任するのかを予め決めておく必要があります。

一般社団法人の設立時の理事・監事を、それぞれ「設立時理事」「設立時監事」と言います。

設立時理事・設立時監事は、「設立時社員」が一般社団法人の定款を作成する際に、定款の中で定めます。

定款に定めなかった場合は、公証人の定款認証後に設立時社員は、遅滞なく、設立時理事・設立時監事を選任しなければなりません。

*参考ページ:一般社団法人の設立時社員とは?

設立時理事・設立時監事に選任された人は、設立時社員から就任要請を受けることになります。

その要請を承諾するかどうかは、あくまでも本人の意思によります。

設立時理事・設立時監事に選ばれた人は、引き受けるのならば、その就任を承諾し、引き受けないのであれば、就任を辞退します。

引き受けるといっても、多くの一般社団法人では、設立時社員と設立時理事や監事は同一人物です。

あるいは、設立時社員と近い関係にある人物がある場合が多いです。

ですので、引き受けるといっても、事前に内諾を得ているケースがほとんどでしょう。

なお、一般社団法人と理事や監事との関係は、民法の「委任」に関する規定に従います(一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第64条)。

<民法第643条(委任)>

委任は、当事者の一方が法律行為をすることを相手方に委託し、相手方がこれを承諾することによって、その効力を生ずる。

従って、選任された理事・監事は、その就任を承諾することによって初めて、理事・監事の職に就くということになります。

*参考ページ:一般社団法人の理事の義務・責任等について

就任承諾は口頭でも成立しますが、口頭では本当に承諾をしたのか当事者以外はわからないため、後になってトラブルの原因になりかねません。

そのため、就任承諾をしたという記録を残しておくために「就任承諾書」を作成し、記名押印しておくのが一般的です。

もちろん代表理事を決めた場合も同じように、就任承諾書を作成しておきます。

そして、この就任承諾書は、法務局へ設立登記申請を行う際の添付書類として使用することになります(一般社団法人及び一般財団法人に関する法律第318条2項)。

就任承諾書の雛形・記載例

就任承諾書

私は、令和◯年◯月◯日、貴法人の設立時理事に選任されたので、その就任を承諾します。

令和◯年◯月◯日

東京都中央区日本橋◯◯一丁目1番1号

神戸 太郎  (印)

一般社団法人◯◯協会 御中

また、設立時役員の就任承諾書に押印する印鑑の種類は、次のように決められています(一般社団法人等登記規則第3条)。

理事会を置かない一般社団法人の場合

  • 代表理事:認印
  • 代表理事以外の理事:実印
  • 監事:認印

理事会を置く一般社団法人の場合

  • 代表理事:実印
  • 代表理事以外の理事:認印
  • 監事:認印

実印と決められている就任承諾書については、必ず実印で押印しなければなりません。なお、認印でも可能な就任承諾書に実印で押印しても構いません。

信頼性を担保するために、就任承諾書には全て実印で押印を求めることも少なくありません。

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