理事会議事録について

理事会の開催時期は法律の定めはありませんが、代表理事や業務執行理事は3ヶ月に1回以上の割合で自己の職務執行の状況を理事会に報告しなければなりませんので、原則年4回理事会を開催することになり、その回数分議事録を作成する機会があるということになります。

理事会を開催した後は、理事会議事録を作成しなければならず、作成した議事録は理事会のあった日から10年間主たる事務所に備え置かなければならないと定められています。

理事会の議事録の記載内容については、法務省令で記載すべき事項が定められています。

＊参考ページ：一般社団法人の「理事会」について

理事会の議事録は「書面」又は「電磁的記録（電子文書）」で作成しなければなりません。

そして、議事録が「書面」で作成された場合は、理事会に出席した理事と監事が議事録に署名又は記名押印しなければなりません。「電磁的記録（電子文書）」で作成された場合は、電子署名をすることになります。

なお、「理事会の決議の省略」を行った場合は、実際に理事会が開催されたものではありませんが、議事録は作成しなければなりません。議事録への記載事項は通常の理事会議事録とは異なり、次のように定められています。

決議の省略を行った場合の議事録に記載する事項

実際に理事会は開催されていませんので、出席した理事や監事はなく、代表理事が議事録作成者として議事録へ記名・押印するのが実務的です。

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