自分でできる!一般社団法人役員(理事・監事)再任・重任キットのご案内

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一般社団法人の役員再任手続きを忘れていませんか?選任懈怠と登記懈怠について

一般社団法人の理事の任期は最長で2年です。

ただし丸々2年ではなく、「選任後2年内に終了する最終の事業年度に関する定時社員総会の終結の時まで」が正しい任期です。

任期は定款に記載されていますので、確認してみてください。上記のように記載されているはずです。

簡単に、

「理事として選任された日から2年以内に開催される定時社員総会まで」

が任期だと覚えておけば問題ありません。

定時社員総会とは、一般社団法人が毎事業年度の終了後(決算終了後)3ヶ月以内に必ず開催しなければならない社員総会の名称です。

役員任期が切れる年度の定時社員総会において、任期満了に伴い新しい役員を選び直す事になります。

理事はどんなに長くても2年で任期が切れるため、2年に1度は任期満了に伴う役員変更登記を行わなければなりません。監事も同様に最長4年の任期ごとに変更登記が必要です。

任期が切れた後も引き続き同じ人が理事や監事に就任するのもよくある話しです。同じ人が引き続き就任する事を「重任」と言いますが、役員構成に変更がない場合でも定時社員総会で改めて選任する必要がありますので、注意してください。

(参考:「理事の任期満了による重任・再任登記手続き」

特に理事1名である場合、自分で運営しているのが当たり前となってしまい、任期があることさえ気づかずにいることもあります。

もし役員重任手続きをうっかり忘れてしまった場合、どのような手続きが必要になるかを見ていきましょう。

役員重任登記を忘れている場合として、(1)定時社員総会で役員改選の決議を行っていないパターン(2)定時社員総会を開いて役員改選の決議を行ったけれど登記を忘れているパターンの2つがあります。

(1)定時社員総会で役員改選の決議を行っていないパターン

役員の任期が切れていたことに気づかず、定時社員総会で役員改選の決議を行っていないことを「選任懈怠」と言います。

任期が満了しているのに、次の役員の選任手続きを怠っていたという事ですね。

気づいた時にはすでに任期が切れていますので、登記されている役員は「任期満了退任」となっている状態です。

ですので、気づいたら少しでも早く「臨時社員総会」を開いて、役員改選の決議を行いましょう。ここで気をつけてほしいのは、例え同じ人が続投する場合であっても「重任」とはならず、「就任」となる点です。

本来の任期が満了した日が「退任日」、改めて就任した日が「就任日」として登記されます。

(例)理事の任期が切れていた事を気づかなかったので、調べると「平成28年6月30日開催の定時社員総会まで」であった。平成29年8月1日に臨時社員総会を開催して改めて理事改選の決議を行った。

理事 神戸太郎 平成28年6月30日「退任」 ← 任期満了による退任

理事 神戸太郎 平成29年8月1日「就任」 ← 同じ人でも重任とはならない

上記のように「退任日」と「就任日」の間に期間がありますので、登記上はまるで理事が居なかったかのように見えます。このとこから、役所から許認可をとって事業を行っている場合は、登記上任期が切れていることが問題になるケースもあります。

(2)定時社員総会で役員改選の決議を行ったけれど登記を忘れているパターン

役員を選任していたけれど登記することを忘れていたパターンで、これを「登記懈怠」と言います。

こちらは役員改選の決議はしっかりやっていた事が前提です。

ただ単に登記申請を行っていなかっただけですので、同一人物が再選する場合は「重任」となります。

(例)平成28年6月30日に開催した定時社員総会で理事改選の決議を行っていたが登記を忘れていたので、平成29年8月1日に法務局へ登記申請を行った。

理事 神戸太郎 平成28年6月30日「重任」

法務局へ登記申請を行った日が登記日「平成29年8月1日 登記」として記録されます。

「重任」とはなりますが、登記申請日と重任日の期間があいています。登記事項に変更が生じた場合は、原則2週間以内に登記申請を行わなければならないと定められているため、過料が発生する可能性があります。

過料の金額は100万円以下の範囲で裁判所が決めます。ただし、2週間を超えると必ず過料が課されるわけではなく、基準が公開されていませんのでケースバイケースです。

もちろん「選任懈怠」であっても過料が発生する可能性がありますので、気づいた早い段階で登記申請をした方が良いでしょう。

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