一般社団法人の定款認証（公証役場）についてのＱ＆Ａ

定款の認証とは、新たに設立する一般社団法人の主たる事務所を管轄する公証役場（公証人）が、当該一般社団法人の設立時の定款が適法で、かつ、有効に成立したことを、その事実と共に、公証（内容を証明）することを言います。

定款認証の趣旨は、その明確性を確保することによって後日の紛争と不正行為を防止する点にあります。一般社団法人の設立にあたっては、設立時社員が定款の素案を作成し、公証人の認証を受けなければ、定款の効力は発生しません。

定款作成→定款認証（公証役場）→設立登記（法務局）、この手順を踏まなければ一般社団法人の設立はできません。

＊参考ページ：定款認証時に必要となる実質的支配者の申告とは？

定款の認証には、書面（紙の定款）で認証する方法とインターネットを介して電子媒体（電子定款）で認証する方法の2通りあります。概ね以下のような流れになります。

【書面（紙の定款）】で定款認証を行う場合

• 公証人との定款原案の事前協議
• 定款を3部作成
• 公証人役場への出頭
• 本人確認
• 定款認証

【電子定款】で定款認証を行う場合

• 公証人との定款原案の事前協議
• 定款に電子署名を行う
• オンライン申請システムから定款のオンライン申請
• 公証人役場への出頭
• 本人確認
• 定款認証

• 設立時社員の印鑑証明書
  印鑑証明書は発行から3ヶ月以内の原本が必要です。
• 定款
  書面（紙の定款）で認証を受ける場合は、定款3部を印刷して持参します。1部は公証役場の控え、1部が会社保管用の原始定款、1部が登記申請用の定款になります。 電子定款で認証を受ける場合は、事前に公証役場にオンライン申請システムから定款のデータを送っているので定款を持参する必要はありません。
• 身分証明書
  公証役場に行く人の免許証、住民基本台帳カード等の顔写真付きの身分証明書が必要です。顔写真付きの身分証明書がない場合は、認証を受ける公証役場へ事前に確認してください。
• CD-R
  電子定款で認証を受ける場合は、空のCD-R1枚を持参します。公証役場によってはCD-Rを貰える所があります。
• 印鑑
  設立時社員の全員分の実印が必要です。設立時社員の全員が公証役場に出向くことができず、代理人が認証手続きを行う場合は代理人の実印または認印が必要です。
• 委任状
  設立時社員全員が公証役場に出向くことができない場合は、設立時社員全員の実印を押印した代理人への委任状が必要です。
• その他
  法人が社員の場合は、印鑑証明書の他に登記事項証明書が必要です。
• 定款認証手数料
  定款認証手数料は一律5万円です。現金で認証日に支払います。定款の謄本が必要な場合は同一情報の提供代として約2,000円程度必要です。

事前に定款内容について公証人と協議が終わっていますので、認証日当日は認証を受けるだけです。公証役場は事前予約制になっていますので、予約時間に行くとスムーズに手続きが進みます。

公証人が定款や必要書類をチェックして何も問題がなければ10分～20分程度で終了します。

もし事前の予約なしで行くと公証役場の繁忙の度合いにもよりますが、それなりの待ち時間がかかります。

書面（紙の定款）で認証を受けた場合は、会社の登記をするときに法務局へ提出する謄本用の定款と会社が保管する保存用の定款各1部が貰えます。

電子定款で認証を受けた場合は、電子定款の入ったCD-Rが貰えます。電子定款以外に定款謄本が必要な場合は、謄本請求用紙を記入して請求すると紙の定款が貰えます。

一般社団法人の定款原案について、公証人が事前に内容をチェックすることを事前協議といいます。

定款原案が作成できたからといって、そのまま公証役場に持ち込んでもすぐに認証してくれるわけではありません。

定款の認証を受ける前に公証人のチェックが必要です。

事前に公証役場に電話連絡をして、自分で作成した一般社団法人の定款原案をチェックしてもらいたい旨を伝えましょう。

定款原案の他、設立時社員の印鑑証明書や委任状などが必要になりますので、電話で必要書類を確認し、まとめて公証役場へＦＡＸやメールで送ります。

時間があるなら予約をして、公証役場へ出向いてもどちらでも構いません。

公証人のスケジュールにもよりますが、1～2翌営業日には結果が連絡されてきます。定款内容に誤植や不備があれば指摘されますので、指摘された箇所を修正して再度ＦＡＸやメールで送ります。不備が多ければこの作業を何回か繰り返します。

最終的に定款内容に問題がなくなれば、定款認証の手続きに進むことができます。

原則、設立時社員の全員が公証役場へ出向かなければなりません。

設立時社員が2人であればそれほど問題はありませんが、5人も10人もとなると全員が平日に公証役場へ出向くことが困難です。

このような場合、代理人に依頼することもできます。設立時社員の一人が代表になって他の社員の代理人になることもできますし、まったくの第三者が代理人になることもできます。

代理人は、設立時社員から依頼（嘱託といいます）を受けていることを証明する「委任状」と身分証明書（運転免許証、パスポート等）、設立時社員の印鑑証明書を提出します。

委任状は設立時社員の一人が代理人となる場合は他の設立時社員からの委任状が、第三者が代理人になる場合は設立時社員全員からの委任状が必要です。そのため、代理人が公証役場へ行く場合は、事前にその旨を公証役場へ伝えておくと良いでしょう。